Vergadering : Agendacommissie, 21 mei 2024 17:00:00

Aanwezig: Quirine van Mourik (voorzitter), Wim van Ginkel, Wout van den Brink, Albert Kramer, Gerolf Bouwmeester (burgemeester/adviseur), Ina Schutte (griffier), Lia Randsdorp (interim raadsadviseur/verslag).

De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld

Verslag agendacommissie 16 april wordt conform vastgesteld

BOB avond 18 april: een avond met alleen beeldvormende bijeenkomsten, weinig bijzonderheden

Aandachtspunt: wanneer is een beeldvormende bijeenkomst nog zinvol of over te slaan, of kan de oordeelsvormende bijeenkomst dan worden overgeslagen. Bv bij het woonwagenbeleid: dat wordt uitvoering van een wettelijke taak/rijksbeleid, en er is weinig invloed op uit te oefenen, dan is beeldvormend + oordeelsvormend + besluitvormend wel veel. Bijeenkomst over woningmarktonderzoek was wel een opwarmer, maar die informatie had ook overzichtelijk op 1 A4-tje gekund.

Extra BOB avond 13 mei: 19.30 uur informatiemarkt was goed, mn dat betrokken ambtenaren aanwezig waren met tekeningen. Inspraakmoment 20.30 uur: is goede agendering geweest, goed dat er bij slechte omgangsvormen wordt ingegrepen ook door vergaderdeelnemers. De communicatie over deze avond via social media en persbericht: heeft gewerkt, had misschien eerder gekund, en een structurele communicatie over alle raadsbijeenkomsten wordt uitgewerkt.

BOB avond 16 mei: een avond met 4 oordeelsvormende bijeenkomsten. 19.30 uur informatiemarkt: een inspraakmoment neemt wel een groot deel van die markt weg. Oordeelsvormende bijeenkomst grondexploitaties had ook overgeslagen kunnen worden (meteen als hamerstuk), maar anderzijds is een korte bijeenkomst ook geen ramp. De agendacommissie moet dat inschatten en geen 3 kwartier maar minder tijd uittrekken. In de bijeenkomst over de strategische keuze grootschalige windenergie is door de voorzitter goed gecorrigeerd dat een wethouder wegliep vanwege vereiste aanwezigheid in de parallelle bijeenkomst

Aandachtspunt: inschatting hamerstukken: om als agendacommissie een goede inschatting te maken of het raadsvoorstel discussie oproept en dus oordeelsvormend besproken moet worden, en hoeveel tijd daarvoor uitgetrokken moet worden, is het nodig dat de leden de raadsvoorstellen tijdig lezen. Daarvoor moet tijd uitgetrokken worden, en niet alle raadsvoorstellen waren/zijn tijdig beschikbaar.

Aandachtspunt: procedure hamerstukken: de fracties moeten de gelegenheid hebben om de inschatting van de agendacommissie te corrigeren en een hamerstuk alsnog in oordeelsvormende bespreking en/of als bespreekpunt in de raadsvergadering te agenderen. Daarvoor is het nodig dat a) de fracties de raadsvoorstellen tijdig lezen; b) informatieve vragen nog kunnen stellen; c) tijdig kunnen melden of zij oordeelsvormende bespreking willen. In de 1e BOB cyclus is een speciale bijeenkomst van een kwartier daarvoor uitgetrokken, als een soort loket om bij de griffie te melden. In de afgelopen cyclus heeft de griffier een formulier rondgestuurd, dat is niet door alle fracties goed begrepen. Voor de komende cyclus proberen we dit met een "piepsysteem" en een duidelijke instructie in het griffienieuws.

Agenda raadsvergadering 23 mei: afsluiting van de 2e BOB cyclus. Van de vier oordeelsvormende besprekingen heeft alleen de bijeenkomst over de grondexploitaties aangegeven dat het raadsvoorstel een hamerstuk kan worden. De bijeenkomst over Lariks heeft getwijfeld, maar uiteindelijk geconcludeerd dat het onderwerp voldoende belangrijk is om in de raadsvergadering nog kort te bespreken, om de zorgen aan te geven. Dat is een dunne scheidslijn met "hamerstuk met stemverklaringen" maar nu kan ook de wethouder desgewenst nog een keer reageren.

Bespreking & inschatting raadsvoorstellen en agendaverzoeken t.b.v. planning volgende cyclus BOB avonden: 30 mei - 13 juni - 20 juni

Zie het document: Toelichting voor agendacommissie 

Aan de tabel wordt nr 20 op verzoek van de burgemeester toegevoegd: periodieke stand van zaken spreidingswet, beeldvormend ruim vóór 17 juni (= deadline) ca 1 uur.

Afgesproken wordt dat in het vervolg de voorstellen in de tabel anders gesorteerd worden.

1. Raadsvoorstellen die door de agendacommissie rechtstreeksals hamerstuk  op de vergadering van 27 juni worden geplaatst: na bespreking van het voorstel is het onderstaande besloten:

• RV verklaring van geen bedenkingen parkeerplaats Dodeweg: Vvgb is in ontwerp afgegeven, geen nieuwe ontwikkelingen
• RV statutenwijziging Voila 2024: is formele afronding, raad heeft inhoudelijk al besloten
• RV voorlopige jaarstukken 2023, ontwerpbegroting 2025 en geactualiseerde begroting 2024 VRU: er wordt een rapportage van de raadsrapporteurs verwacht
• RV Ontwerp programmabegroting 2025 RUD Utrecht: er wordt een rapportage van de raadsrapporteurs verwacht
• RV Financiele stukken GBLT: er wordt een rapportage van de raadsrapporteurs verwacht
• RV Jaarrekening en Meerjarenbegroting RWA: er wordt een rapportage van de raadsrapporteurs verwacht
• Zienswijze procedure Ontwerpbegroting GGDrU 2025:er wordt een rapportage van de raadsrapporteurs verwacht 
• Wijziging gemeenschappelijke regeling RWA: deze stukken zijn nog niet in bezit, volgen na 4 juni

2.  Raadsvoorstellen die oordeelsvormend besproken moeten worden + tijdsindeling: na bespreking van de voorstellen is het onderstaande besloten:

• RV aanvraag vangnetuitkering participatiewet 2023: oordeelsvormend in 30 minuten
• RV re-integratieverordening Participatiewet Leusden 2024: oordeelsvormend in 30 minuten
• RV woonwagenbeleid: oordeelsvormend in 30 minuten
• RV Programmaplan warmte- en energietransitie: stukken zijn nog niet in bezit. Hier is meerdere malen gevraagd om een beeldvormende bijeenkomst. Daarom de volledige drieslag in bijeenkomsten: eerst beeldvormend, dan oordeelsvormend, dan besluitvormend.

3.  Bespreking van agenda-verzoeken: 

• Signaalbrief Dorpsraad: besloten wordt dat er een bredere bijeenkomst voorbereid moet gaan worden vanuit de vraag: wat kan een gemeente(raad) doen om gedrag in het verkeer te beinvloeden. Daarbij kan de Dorpsraad uitgenodigd worden. Echter: de bijeenkomst gaat niet over de ingekomen brieven van de Dorpsraad., deze worden alsnog ter kennisname afgedaan. De Dorpsraad krijgt hiervan bericht.
• Agendaverzoek Opgaven woonvisie en woonzorgvisie: de agendacommissie vindt een interactieve werkbijeenkomst een leuk idee en verwacht dat de fracties dat ook zullen vinden. Het kan gepland worden op 20 juni voorafgaand aan de BOB, dus in afwijkend tijdstip van 19.00 - 20.30 uur
• Agendaverzoek Stavaza IBOR: conform voorstel 1 uur beeldvormend
• Agendaverzoek toelichting VAB: conform voorstel 45 minuten beeldvormend
• Agendaverzoek aanbiedingsbrief college mbt Rapportage Sociaal Domein: aanbiedinsgbrief is nog niet ontvangen (rapportage wel, brief inmiddels ook) en college stelt bespreking voor. Geen besluitvorming, wel oordeelsvormend agenderen d.w.z. geen passieve ambtelijke presentatie maar een actief en politiek gesprek met de wethouder over het gevoerde beleid en de effecten daarvan.
• Agendaverzoek periodieke stand van zaken opgave Leusden asielopvang: vloeit nog voort uit toezegging van de waarnemend burgemeester Backhuijs, 1 uur beeldvormend op 30 mei

4.  Behandelvoorstel Financiele stukken: jaarstukken, Voorjaarsnota en Kadernota: de jaarstukken worden in de week van 27 mei aangeleverd, de paragraaf over risico en rechtmatigheid nog iets later. De jaarstukken worden besproken in de werkgroep financiele verantwoording op 17 juni a.s.

De opzet van de voorbereidende avond op 20 juni is akkoord, met dien verstande dat nog wordt uitgewerkt of er aan het einde van de avond deelsessies nodig zijn of dat alle ambtelijke toelichting plenair kan plaatsvinden. Dit + de opzet van de raadsvergadering over de financiele stukken op 4 juli wordt verder besproken in de volgende vergadering van de agendacommissie op 18 juni

5.  (Voorlopige) planning en vaststelling BOB avonden 30 mei, 13 juni en 20 juni: de concept-schema's van 30 mei en 13 juni worden aangepast conform de bovenstaande besluiten.

Geconstateerd wordt dat de LTA weinig tot geen onderwerpen bevat voor na het zomerreces. De griffie zal e.e.a. uitzoeken, ook via de driehoek, ter bespreking in de agendacommissie van 18 juni a.s., mede met het oog op de planning van de vergaderdata na het zomerreces. 

Als onderwerp wordt genoemd: verdieping in de BLNP

• De raadzaal gata verbouwd worden, maar er hangt nu een stukje van het plafond naar beneden: gevraagd wordt of daar iets aan gedaan kan worden
• De agendacommissie die nog op 28 mei staat in het oude schema, wordt verplaatst naar dinsdag 18 juni, en begint een half uur eerder zodat er nog tijd is voor aanvang van de fractievergaderingen.

Dit agendapunt kan vervallen in het vervolg: het contract is afgelopen.