Vergadering : Agendacommissie, 03 september 2024 16:30:00

Aanwezig: Quirine van Mourik (voorzitter), Wim van Ginkel, Wout van den Brink, Albert Kramer, Marleen Treep (loco burgemeester, vervangt de burgemeester) Ina Schutte (griffier), Lia Randsdorp (interim raadsadviseur / verslag). 

Agenda is vastgesteld zonder wijzigingen. 

Verslag Agendacommissie 16 juni is vastgesteld zonder wijzigingen.

N.a.v. de rondvraag in het verslag:  gevraagd wordt naar de wijze waarop de benoeming van een nieuwe agendacommissie in de raadsvergadering van 3 oktober tot stand komt.
De griffier geeft aan dat de vervolgacties "structuur en cultuur" a.s. donderdag in het FvO op de agenda staan. Daar zal zij voorstellen om alle wijzigingen dit najaar te verwerken in de verordening, waaronder ook de samenstelling en de wijze van benoeming van de agendacommissie. 

In de rondvraag van deze vergadering wordt, indien daar nog tijd voor is, besproken of deze agendacommissie een advies wil uitbrengen.

De vergaderingen van vóór het zomerreces liggen niet meer vers in het geheugen, er springen wel enkele punten uit.

• In de behandelingvan het woonwagenbeleid werden er in de oordeelsvormende behandeling vragen gesteld die in de eerdere beeldvormende presentatie uitvoerig aan de orde zijn geweest, maar die ook de strekking van het (wettelijk verplichte) raadsvoorstel te buiten gingen. Dat wijst op gebrekkige continuiteit in het woordvoerderschap, een verantwoordelijkheid voor de fracties. De heer Kramer meldt dat hij als voorzitter wel heeft ingegrepen, maar dat de betreffende woordvoerder van geen ophouden wist. Dat wijst op ondermijning van het gezag van de voorzitter. Opgemerkt werd dat dit ook in raadsvergaderingen gebeurt, en de burgemeester daar als voorzitter strenger in mag zijn. Maar dat leidt veelal tot boze gezichten en onbegrip. Geconcludeerd wordt dat, naast interventies in de vergadering, feedback kort na de vergadering door de vergadervoorzitter aan het betrokken raadslid / fractievertegenwoordiger behulpzaam is om te leren en een gezamenlijke vergadercultuur op te zetten. Ook is het nuttig dat de vergadervoorzitter de betreffende fractievoorzitter inlicht. Deze kan het voorval dan bespreken in de fractievergadering.
• De interactieve werkbijeenkomst over de woonvisie/woonzorgvisie is door het college en de ambtenaren zeer gewaardeerd; de agendacommissie stelt vast dat er ook tevredenheid was bij de deelnemers. Het college wil dergelijke interactieve werksessies vaker gaan aabieden. Dat kan goed als (onderdeel van) een breder participatieproces t.b.v. nieuw/hernieuwd beleid. Naast bewoners, bedrijven en instellingen kunnen ook de raadsleden/woordvoerders om input gevraagd worden, voordat een concept beleidsplan met ontwerp raadsvoorstel geformuleerd wordt. Het politieke proces van besluitvorming vindt daarover later plaats. De locatie 0.35/0.36 leent zich uitstekend voor dergelijke werkbijeenkomsten.
• Het bijhouden van de spreektijd in een zichtbare tijdklok bij de raadsvergadering over de Kadernota is positief ervaren. 
• De gehele opzet en logica / samenhang in het behandelproces van de Kadernota kan verbeterd worden. Zo misten de Algemene Beschouwingen een politiek-ideologische grondslag (waar staat deze fractie voor) en een vergezicht / perspectief op de toekomst. De raadsvergadering stond onder tijdsdruk: een uurtje eerder beginnen, of eind van de middag met een diner-schorsing kan helpen. Ook het beter / vooraf inpassen van een oordeelsvormende bespreking kan voorkomen dat er ter vergadering lange schorsingen nodig zijn om over moties en amendementen te onderhandelen. Er was nu eigenlijk alleen een informatieve / beeldvormende bespreking vooraf. De agendacommissie zou voor een volgende keer tijdig een memo met een behandelvoorstel kunnen opstellen en aan het FvO voorleggen.

De concept-planningen van BOB 12 september en 19 september worden besproken.

Met betrekking tot de informatiemarkt, inspraakbijeenkomsten, hamerstukken, ambtelijke ondersteuning, agendavoorraad:

• Geconstateerd wordt dat de insprekerssessies die meestal tussen 19.45 en 20.15 uur georganiseerd worden, verhinderen dat raadsleden nog informatief met de ambtenaren op de markt kunnen spreken. Geconcludeerd wordt de inspraakbijeenkomsten standaard van 19.30 uur tot (uiterlijk) 20.00 uur worden gehouden, zodat er daarna nog ruim tijd voor gesprek met ambtenaren is.
• Geconstateerd wordt dat er over raadsvoorstellen die door de agendacommissie als hamerstuk worden aangemerkt, door fracties soms in een (te) laat stadium van de BOB cyclus alsnog vragen worden gesteld of opmerkingen worden gemaakt. Dat komt omdat ambtenaren van hamerstukken niet op de informatiemarkt aanwezig zijn (alleen als daar om gevraagd wordt) en raadleden/fracties deze stukken niet eerder lezen. De vraag is met welk voorstel dit verbeterd kan worden. Benadrukt wordt dat raadsleden altijd het recht houden op het stellen van vragen en het alsnog agenderen en bespreken van raadsvoorstellen. Maar ook dat ambtenaren niet permanent standby en continu inzetbaar voor de raad kunnen zijn. Zodat het in een ieders belang is dat er een efficiente en effectieve procedure wordt afgesproken en gehandhaafd. Dat kan zijn een procedure van schriftelijk inzamelen en vervolgens schriftelijk beantwoorden van informatieve vragen. Maar in Leusden is gekozen voor mondelinge beantwoording van vragen op de informatiemarkt. Dat spreekt voor zich als die ambtenaren er voor de oordeelsvormende bespreking die avond toch al zijn. Maar voor raadsvoorstellen waarvan de agendacommissie oordeelt dat deze geen bespreking nodig hebben zullen degenen die toch een informatief ambtelijk gesprek willen tijdig hun vinger moeten opsteken. En dat begint bij tijdig kennisnemen van het raadsvoorstel in de agenda voorraad. Deze procedure zal nog eens beschreven en uitgelegd worden.
• Het betekent ook dat de agendacommissie nog eerder de stukken moet lezen, inclusief toelichtingen van de griffie op de stukken, om tot het oordeel te komen of het hamerstukken betreft resp. hoeveel tijd er voor oordeelsvormende bespreking uitgetrokken moet worden. De griffie zal dit proces goed uitlijnen.

Met betrekking tot de onderwerpen, doel, duur en tijdstip van de BOB sessies:

• Een bijeenkomst met Metmaya is door het college toegezegd en afgesproken op 19 september, maar abusievelijk nog niet gepland.
• er moet ruimte blijven op verzoek van het college voor een sessie over ombuigingsmaatregelen
• de griffier legt uit waarom voor de sessie over de openbare ruimte 90 minuten gepland is
• besproken wordt hoe lang de bijeenkomst over de update dossier wolf zou moeten duren, en of/waarom het wenselijk is dat deze bijeenkomst niet parallel is aan een andere sessie.

Alles afwegende legt de agendacommissie de volgende puzzel:

12 september raadzaal: bijeenkomst wolf verplaatsen van 21.15 uur naar 22.00 uur (tot uiterlijk 23.00 uur). Invoegen bijeenkomst ombuiging van 21.15 uur tot 22.00 uur

12 september 0.35/0.36: bijeenkomst Helofytenfilter verplaatsen naar 19 september, bijeenkomst openbare ruimte vervroegen naar 20.30 tot 22.00 uur, daarna geen bijeenkomst zodat iedereen naar de raadzaal kan voor de wolf

19 september raadzaal: update opvang vluchtelingen verplaatsen naar 22.15 uur (tot uiterlijk 23.00 uur), invoegen bijeenkomst Metmaya van 21.15 tot 22.15 uur

19 september 0.35/0.36: toevoegen bijeenkomst Helofytenfilter (van 12 september) naar 21.15 - 22.00 uur

De vergadervoorzitters worden door de griffie gezocht na de fractievergaderingen van maandag, wanneer de fracties de woordvoering hebben afgesproken.

De LTA wordt nagelopen op de onderwerpen uit de werkvoorraad, die nog geprioriteerd en gepland moeten worden.

• Verdiepingssessie over warmtetransitie: de verdiepingssessie wordt zeer gewild door de raad èn de wethouder, maar voor een goed programma is het nodig dat de exacte behoefte (die per raadslid zeer lijkt te verschillen van specialistisch naar algemeen en subonderwerpen) goed in kaart wordt gebracht. Daarvoor is een gesprek nodig met de woordvoerders, dat is door de griffie met de betreffende ambtenaar gepland voor begin september, maar de gemeentesecretaris heeft de benodigde ambtelijke ondersteuning daarbij tegengehouden. Inmiddels is het college akkoord en zal e.e.a. alsnog tot stand worden gebracht.
• Zwemles en veiligheid: beeldvormend, daarna in volgende cyclus oordeelsvorming + besluitvorming
• Werkbezoek aan RWA: RWA verzoeken om zelf met een programma te komen, dat mag regionaal, bij voorkeur 1e helft 2025,
• Instrumenten Omgevingswet: update kan in een parallelle bob-bijeenkomst
• Update Spreidingswet: conform afspraak tot nader order in elke cyclus
• Regionaal VAB: in afwachting van aanbod raadsvoorstel door college (beeldvorming geweest in juni)
• Vorming 1 omgevingsdienst: er worden regionale bijeenkomsten georganiseerd (beeldvormend), daarna zienswijzeprocedure
• Signaalbrief Dorpsraad: er wordt een avond over mobiliteit georganiseerd door de gemeente voor heel Leusden; de voorzitter Dorpsraad is voor de zomer al geinformeerd dat de raad geen aparte bijeenkomst over hun brieven zal houden. Dit onderwerp kan van de LTA af.
• Politiek ontbijt: agendacommissie is positief, datum gaat vastgesteld worden (facultatief, vertegenwoordiging per fractie)
• Weerbaar bestuur: de agendacommissie is positief en verzoekt de burgemeester dit onderwerp te integreren in een thema avond over veiligheid met brandweer en politie, informeel met maaltijd
• werkbezoek AZC Leersum: agendacommissie is positief en verzoekt de burgemeester dit te regelen (facultatief, vertegenwoordiging per fractie)
• Dienstverleningsvisie: agendacommissie is positief, een intensieve werksessie dus beeldvormend BOB 1,5 uur
• Uitvoeringsagenda mobiliteitsplan - grote projecten: griffie zoekt uit wat de toegevoegde waarde is t.o.v. de vorige bijeenkomst (noot LR: moeten raadsleden echt een dagdeel in detail worden meegenomen door ambtenaren in de uitvoeringsagenda? Is dat niet de rol van de wethouder/het college die zijn keuzes maakt? En dan de uitvoeringskredieten aan de raad voorlegt?)

• de uitloop van de raadsvergaderingen wordt opgenomen in het schema, niet als uitnodiging om lang te vergaderen, maar om college en raadsleden die maandagavond te laten reserveren in de agenda's
• aan de fracties wordt gevraagd om aan te geven wat de voorkeur heeft m.b.t. de dag van de raadsconferentie: vrijdag (= vrijnemen van het werk) of zaterdag (= deel weekend inleveren)
• aan de fracties wordt gevraagd wat de voorkeur heeft m.b.t. de meicyclus: donderdag 24 april (valt voor sommige scholen in de meivakantie) of 16 april (is afwijkend op de woensdagavond). Dit is nodig omdat 17 april Witte Donderdag is, en er dan niet vergaderd kan worden. Voorkomen moet worden dat er zoals dit jaar een groot gat valt in het vergaderschema
• aan het schema wordt 11 december toegevoegd als thema avond

Advies agendacommissie over de agendacommissie: klein houden, kandidaten stellen, in de verordening vastleggen.

De vergadering wordt gesloten rond 18.30 uur