Vergadering : Agendacommissie, 16 april 2024 17:00:00

Aanwezig: Quirine van Mourik (voorzitter), Wim van Ginkel, Wout van den Brink, Albert Kramer, Frans Backhuijs (burgemeester/adviseur), Ina Schutte (griffier) en Lia Randsdorp (interim adviseur/verslag)

Verzoek van Albert Kramer om de besluitvorming over de herinrichting raadzaal te agenderen: komt aan de orde bij agendapunt 4. 

De agenda wordt met deze opmerking conform vastgesteld

Verslag agendacommissie 12 maart: wordt conform vastgesteld

Verslag agendacommissie 2 april

• Ter verduidelijking: de inspraakmomenten geven ruimte op de markt (p.1) in de zin dat het dan minder druk is bij de ambtenaren die niet in het inspraakmoment zijn; het geeft minder ruimte als het gata om de ambtenaren die wel in het inspraakmoment zijn, zij zijn dan maar voor een deel van de markt-tijd aanspreekbaar
• Het verslag wordt conform vastgesteld

Er wordt een rondje gemaakt, waarin naast de eigen waarnemingen m.b.t. de raadsvergadering van 11 en 15 april ook de verkregen feedback van anderen wordt gedeeld. De "volledige" evaluatie vindt plaats in het fractievoorzittersoverleg waarin alle fracties vertegenwoordigd zijn. De agendacommissie probeert de evaluatie zoveel mogelijk agenda-technisch te houden uiteindelijk samengevat in enkele thema's:

Tijdsdruk: de tijdslimiet van 23.00 uur leidt tot haast; schorsing en vervolg op maandag leidt er toe dat sommige raadsleden niet meer aanwezig kunnen zijn; te veel zware onderwerpen op één agenda

Voorzitterschap: donderdag 11 april te strak voorgezeten, 15 april was prettiger, schorsing meer in afstemming met de raad, 

Debat bijdragen: er waren vragen die (ook) in de oordeelsvormende bijeenkomst gesteld zijn of daar thuishoren; er zijn te lange betogen -> ook discipline van de vergaderdeelnemers zelf nodig; de debat-structuur kan verhelderd en getraind worden: interrupties hoeven niet perse in een vraag uit te monden, kan ook een reactie/argument toevoegen/debat-bijdrage zijn; maar wel altijd kort, geen betoog en geen lange aanloop, 

Voorbereiding raadsvergadering: amendementen en moties indienen lijkt bij elk fractiestandpunt de standaard te zijn, wat is de toegevoegde waarde / wordt een raadsbesluit echt beter, amendementen die het hele besluit omgooien en/of alle beslispunten in één amendement aanpakken, te veel versies van amendementen en moties, te veel mede-indieners op een laat moment -> verwarring en veel werk voor de griffie; actualiteiten niet altijd actueel-urgent-bevoegdheid bestuur -> hadden ook gewone informatieve vragen kunnen zijn

Totale cyclus: te veel en te veel zware onderwerpen in één cyclus, meer tijd voor / accent op oordeelsvorming was nodig geweest, de raadsvoorstellen zijn te breed met uitvoerige informatie, maar ook te veel informatiehonger vanuit de raad, bij de meeste onderwerpen sloot de beeldvormende voorbereiding - de oordeelsvormende bijeenkomst - en de besluitvormende slotdiscussie inhoudelijk niet op elkaar aan.

Voorlopige conclusies & aanbevelingen

• Reserve- en uitloopdata tijdig communiceren, opnemen in het jaarschema en in de persoonlijke agenda
• Meer tijd voor beeldvorming en oordeelsvorming vrijmaken kan leiden tot kortere raadsvergaderingen
• Kennis hebben van de deadlines van raadsvoorstellen kan leiden tot meer balans in de agendering (doorschuiven naar volgende cyclus)
• Persoonlijke voorbereiding / voorbereiding in de fractie eerder starten, zodra raadsvoorstel bij de raad is in een Agendavoorraad:  informatieve vragen stellen, discussiepunten inschatten, politieke acties en debatpunten formuleren en vorbereiden
• Kwaliteit raadsvoorstellen: korter & scherper, in oordeelsvorming en besluitvorming inzoomen op de informatie die nodig is om het raadsbesluit te nemen (niet het hele dossier)
• Debat-regels met elkaar ontwikkelen in training over debatteren
• Duidelijke procedure met tijdslimieten afspreken voor het gebruik, aankondigen en indienen van moties & amendementen
• Het instrument "Actualiteiten in de raadsvergadering" herdefinieren in relatie tot andere instrumenten in het vragenrecht.

BOB-agenda 18 april: reeds vastgesteld in agendacommissie van 2 april; voorzitters zijn nu aangewezen mede met het oog op gebruikmaking van de hele voorzitterspool t.b.v. het opdoen van voorzitterservaring in BOB

Inschatting voorstellen t.b.v. agendering (tabel in document Toelichting):

• De interim-raadsadviseur licht toe dat het van belang is dat de leden van de agendacommissie de raadsvoorstellen zelf lezen om een goede inschatting te kunnen maken van de benodigde behandeling en agendering van de voorstellen. 
• Van de 12 raadsvoorstellen die voor besluitvorming op 23 mei aangemeld zijn, waren er 4 niet tijdig beschikbaar voor de agendacommissie van 16 april t.b.v. agendering voor 16 mei; deze gebrekkige aansluiting van laatste college-vergadering en datum agendacommissie wordt mede veroorzaakt door het komende reces, maar kan in volgende cycly beter.
• Uitvoerig wordt gesproken over de noodzaak en de planning van een raadsvoorstel over de herinrichting raadzaal, dat door het college op 16 april is aangehouden. Geconstateerd wordt dat de werkgroep een lang en zorgvuldig traject heeft afgelegd met ondersteuning van de gemeentesecretaris, dat het budget is opgenomen in de begroting die door de raad is goedgekeurd, en dat de raad wel degelijk door de werkgroep is geinformeerd in een Uitwisseling over de inrichting van de raadzaal op 16 november 2023. Als er nog een besluit van een bestuursorgaan nodig is (inzake aanwending van het krediet voor het voorliggende ontwerp) dan is een raadsbesluit in mei te laat om in het zomerreces met de verbouwing te kunnen beginnen. Geconstateerd wordt ook dat het college vraagtekens heeft, dat er frustraties liggen vanuit het verleden, en dat rechtmatigheidsproblemen voorkomen moeten worden. De oplossing ligt niet binnen het bereik van de agendacommissie. Besloten wordt wel dat de voorgestelde agendering op 16 mei niet nodig is.
• Voor het agenda-verzoek van Leusden Vooruit over de brieven van de Dorpsraad is i.e.g. geen ruimte in de eerstvolgende  BOB avond op 16 mei -> bespreking van een inhoudelijk voorstel in volgende agendacommissie (21 mei)
• De raadsvoorstellen onder de nrs 1 (strategische keuze wind), 7 (financiele knelpunten Lariks), 8 (grondexploitaties) en 9 (weigering VvgB Laapeerseweg) worden conform het voorstel op 16 mei geagendeerd als oordeelsvormende bijeenkomsten.

Behandeling van de raadsvoorstellen die niet oordeelsvormend zijn geagendeerd op 16 mei

• Geconstateerd wordt dat er, net als in de vorige experimenteercyclus, veel raadsvoorstellen zijn waarvan het niet waarschijnlijk is dat er veel discussie over is, waarvoor ook geen ruimte is om deze (kort) oordeelsvormend te agenderen op 16 mei, maar waarvoor wel nadere informatieve uitleg nodig kan zijn voordat het voorstel als hamerstuk op de raadsagenda komt. 
• De twee procedure-voorstellen die hiervoor in het document Toelichting gedaan zijn, i.c. schriftelijke vragen of uitleg-verzoeken via de griffie en fractie-verzoeken voor alsnog (korte) agendering van raadsvoorstellen op 16 mei, worden door de agendacommissie niet overgenomen.
• Besloten wordt om op maandagavond 13 mei van 19.30 - 20.30 uur een informatie-markt te houden met ambtenaren over deze 7 raadsvoorstellen i.c. de nrs 2,3,4,5, 10,11,12 uit de tabel
• NB: de informatiemarkt over de 4 raadsvoorstellen die wel oordeelsvormend worden besproken vindt zoals gebruikelijk op dezelfde BOB-avond van 16 mei plaats. 

vaststelling programma BOB avonden

• Het programma van 16 mei wordt vastgesteld (schema wordt/is bijgevoegd)
• Een programma voor een extra avond op 13 mei wordt vastgesteld (programma is/wordt bijgevoegd)

Eerstvolgende bijeenkomst agendacommissie

• Geconstateerd wordt dat de vastgelegde datum van 7 mei niet goed aansluit
• Besloten wordt bijeen te komen op dinsdag 21 mei 17.00 uur t.b.v. terugblik 13 en 16 mei, agenda raadsvergadering 23 mei, en met name agenda's komende cyclys i.c. BOB avonden 30 mei, 13 en 20 juni

Er zijn enkele nieuwe thema's toegevoegd aan de Lange Termijn Agenda. De griffie zal deze voor de volgende agendacommissie uitwerken naar een voorstel, i.c. BLNP&organisatieontwikkeling, ontwikkelingen sociaal domein, sluipverkeer&verkeersgedrag (Dorpsraad)

De agendacommissie stemt in met het in de agenda geformuleerde voorstel. 

Van de rondvraag is geen gebruik meer gemaakt

De vergadering wordt om 18.45 uur gesloten, met de constatering dat dit de laatste agendacommissie was met Frans Backhuijs als burgemeester en adviseur